miércoles, 23 de marzo de 2011

Tema 6.- Organizar los mensajes E-mail recibidos/enviados

Podemos llegar a tener almacenados varios cientos de mensajes e-mail recibidos o enviados, y cuando nos proponemos hallar uno en concreto, el tiempo que tardamos en hallarlo suele ser prohibitivo. Muchas personas recurren a borrar sistemáticamente los mensajes antiguos, con lo cual se llegan a perder mensajes realmente necesarios. Por lo tanto, tenemos que tener un sistema que nos evite borrar muchos mensajes , y nos permita hallar fácilmente los mensajes que buscamos (enviados o recibidos).

Todos los sistemas de e-mail, por ejemplo Hotmail, Gmail, etc, tienen sistemas para resolver este problema, que se basa en la utilización de carpetas (para los mensajes recibidos), y etiquetas (para los mensajes enviados y mensajes recibidos). Los nombres de carpeta y de etiqueta suelen ser los mismos. En lo que sigue vamos a explicar el sistema de Gmail, pero tened en cuenta que el resto de sistemas utiliza soluciones similares.

Cuando hemos creado carpetas y etiquetas, la pantalla principal del e-mail muestra un aspecto similar al de la figura siguiente.





Podemos ver en la parte inferior izquierda los nombres de las carpetas/etiquetas, junto a unos cuadrados de color, que corresponden a los colores de las etiquetas. Ahora vamos a ver como se crean las carpetas y etiquetas.

1.- Crear Carpetas/Etiquetas
En primer lugar hay que reflexionar acerca de los mensajes que enviamos y recibimos, pensando en que podemos agruparlos por asuntos tales como, por ejemplo; personas con las que nos relacionamos, asuntos que tratamos, fechas, etc. Una vez hecha esta reflexión, escribimos en un papel los nombres de las Carpetas (o etiquetas) que vamos a necesitar, y en la pantalla principal de e-mail, pulsamos la tecla "Etiquetas". Se abre un desplegable, y seleccionamos la opción "Administrar etiquetas"


Al pulsar en "Administrar etiquetas", se abre una pantalla según figura siguiente.


En la parte inferior izquierda de esta pantalla, bajo el rótulo Etiquetas, hay una ventana en la escribimos el nombre de la carpeta/etiqueta, y pulsamos crear. Con esto hemos creado automáticamente una carpeta y una etiqueta que llevan el mismo nombre. Podemos comprobar esto observando que el nombre de carpeta/etiqueta aparece ya en la lista de la parte inferior izquierda de la pantalla.

Conviene que las etiquetas tengan un color distintivo, para facilitar así las búsquedas. Para dar un color a una etiqueta existente, se pone el ratón sobre el cuadrado existente a la izquierda del nombre de etiqueta/carpeta, y aparece una flecha.


Se pulsa el cuadrado, y aparece una pantalla con los colores disponibles. Se pincha sobre un color y el cuadrado toma el color elegido. Este color aparece posteriormente en las etiquetas de identificación de los mensajes así identificados.

1.1.- Etiquetas/carpetas anidadas
Se pueden crear etiquetas/carpetas dentro de etiquetas/carpetas ya existentes, con objeto de aumentar la fexibilidad de la estructura de almacenamiento. Para ello, vamos a la pantalla de gestión de etiquetas, ver punto 1 y figura siguiente:


Al pulsar el botón "Crear etiqueta/carpeta", se abre una ventana según figura, en la que podemos escribir el nombre de la carpeta. Ponemos un click sobre el lugar requerido para anidar la etiqueta/carpeta, y seleccionamos la etiqueta/carpeta de la que queremos hacer colgar la etiqueta/carpeta creada. Al pulsar el botón "Crear", la etiqueta se crea.
2.- Poner etiquetas a los mensajes recibidos/enviados
Abrir la pantalla de mensajes recibidos o la de enviados, y seleccionar el mensaje que queremos identificar mediante una etiqueta previamente creada. La selección se hace haciendo click con el ratón sobre el cuadarado situado a la izquierda del mensaje en cuestión. Después se pulsa el botón "Etiquetas", lo cual despliega un menú con las etiquetas existentes.



Pinchamos sobre la etiqueta elegida, por ejemplo "Personal", y el mensaje queda identificado con el nombre de la etiqueta.

Cada mensaje se puede identificar con más de una etiqueta. Para poner una etiqueta adicional a un mensaje ya identificado basta volver arepetir el proceso de identificación, pero con una etiqueta nueva.

3.- Poner los documentos recibidos en las carpetas
Para poner un documento recibido en una carpeta ya existente, vamos a la página principal de e-mail, y seleccionamos los mesajes recibidos. Después seleccionamos el mensaje que queremos poner en una carpeta existente, poniendo un click en el cuadrado situado a la izquierda del mensaje.


Pulsamos el botón "Mover a", y se despliega un menú, que nos muestra las carpetas/etiquetas existentes. Pinchamos sobre la carpeta elegida, por ejemplo "Personal", y el mensaje pasa a dicha carpeta, desapareciendo de la lista de mensajes recibidos.

Esto lo podemos comprobar, haciendo click con el ratón sobre el nombre de la carpeta, por ejemplo "Personal" en el lado inferior izquierdo de la pantalla. Se nos muestra la lista de mensaje recibidos, que están guardados en la carpeta seleccionada, ver figura siguiente.



4.- Aspecto de la pantalla de mensajes enviados
Como hemos dicho, los mensajes recibidos se pueden guardar en las carpetas creadas, pero los mensajes enviados se guardan en la carpeta de "Enviados". Si hemos ido identificando todos los mensajes enviados con una etiqueta, la búsqueda queda facilitada por la presencia de las etiquetas coloreadas en la pantalla, ver figura siguiente.







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